A. e-Commerce
Electronic Commerce (E-Commerce) didefinisikan sebagai proses pembelian dan penjualan produk, jasa dan informasi yang dilakukan secara elektronik dengan memanfaatkan jaringan komputer. Salah satu jaringan yang digunakan adalah internet.
Sementara itu Kalakota dan Whinston mendefinisikan E-Commerce dari beberapa perspektif, yaitu:
1) dari perspektif komunikasi, E-Commerce adalah pengiriman informasi, produk/jasa, atau pembayaran melalui jaringan telepon, atau jalur komunikasi lainnya;
Sementara itu Kalakota dan Whinston mendefinisikan E-Commerce dari beberapa perspektif, yaitu:
1) dari perspektif komunikasi, E-Commerce adalah pengiriman informasi, produk/jasa, atau pembayaran melalui jaringan telepon, atau jalur komunikasi lainnya;
2) dari perspektif proses bisnis, E-Commerce adalah aplikasi teknologi menuju otomatisasi transaksi bisnis dan work flow;
3) dari perspektif pelayanan, E-Commerce adalah alat yang digunakan untuk mengurangi biaya dalam pemesanan dan pengiriman barang; dan
4) dari perspektif online, E-Commerce menyediakan kemampuan untuk menjual dan membeli produk serta informasi melalui internet dan jaringan jasa online lainnya.
Selanjutnya Yuan Gao dalam Encyclopedia of Information Science and Technology (2005), menyatakan E-Commerce adalah penggunaan jaringan komputer untuk melakukan komunikasi bisnis dan transksaksi komersial. Kemudian di website E-Commerce Net, E-Commerce didefinisikan sebagai kegiatan menjual barang dagangan dan/atau jasa melalui internet. Seluruh komponen yang terlibat dalam bisnis praktis diaplikasikan disini, seperti customer service, produk yang tersedia, cara pembayaran, jaminan atas produk yang dijual, cara promosi dan sebagainya.
Selanjutnya Yuan Gao dalam Encyclopedia of Information Science and Technology (2005), menyatakan E-Commerce adalah penggunaan jaringan komputer untuk melakukan komunikasi bisnis dan transksaksi komersial. Kemudian di website E-Commerce Net, E-Commerce didefinisikan sebagai kegiatan menjual barang dagangan dan/atau jasa melalui internet. Seluruh komponen yang terlibat dalam bisnis praktis diaplikasikan disini, seperti customer service, produk yang tersedia, cara pembayaran, jaminan atas produk yang dijual, cara promosi dan sebagainya.
Seluruh definisi yang dijelaskan di atas pada dasarnya memiliki kesamaan yang mencakup komponen transaksi (pembeli, penjual, barang, jasa dan informasi), subyek dan obyek yang terlibat, serta media yang digunakan (dalam hal ini adalah internet).
Perkembangan teknologi informasi terutama internet, merupakan faktor pendorong perkembangan e-commerce. Internet merupakan jaringan global yang menyatukan jaringan komputer di seluruh dunia, sehingga memungkinkan terjalinnya komunikasi dan interaksi antara satu dengan yang lain diseluruh dunia. Dengan menghubungkan jaringan komputer perusahaan dengan internet, perusahaan dapat menjalin hubungan bisnis dengan rekan bisnis atau konsumen secara lebih efisien. Sampai saat ini internet merupakan infrastruktur yang ideal untuk menjalankan e-commerce, sehingga istilah E-Commerce pun menjadi identik dengan menjalankan bisnis di internet. Pertukaran informasi dalam E-Commerce dilakukan dalam format dijital sehingga kebutuhan akan pengiriman data dalam bentuk cetak dapat dihilangkan. Dengan menggunakan sistem komputer yang saling terhubung melalui jaringan telekomunikasi, transaksi bisnis dapat dilakukan secara otomatis dan dalam waktu yang singkat. Akibatnya informasi yang dibutuhkan untuk keperluan transaksi bisnis tersedia pada saat diperlukan. Dengan melakukan bisnis secara elektronik, perusahaan dapat menekan biaya yang harus dikeluarkan untuk keperluan pengiriman informasi. Proses transaksi yang berlangsung secara cepat juga mengakibatkan meningkatnya produktifitas perusahaan. Dengan menggunakan teknologi informasi, E-Commerce dapat dijadikan sebagai solusi untuk membantu perusahaan dalam mengembangkan perusahaan dan menghadapi tekanan bisnis. Tingginya tekanan bisnis yang muncul akibat tingginya tingkat persaingan mengharuskan perusahaan untuk dapat memberikan respon. Penggunaan E-Commerce dapat meningkatkan efisiensi biaya dan produktifitas perusahaan, sehingga dapat meningkatkan kemampuan perusahaan dalam bersaing.
Perkembangan teknologi informasi terutama internet, merupakan faktor pendorong perkembangan e-commerce. Internet merupakan jaringan global yang menyatukan jaringan komputer di seluruh dunia, sehingga memungkinkan terjalinnya komunikasi dan interaksi antara satu dengan yang lain diseluruh dunia. Dengan menghubungkan jaringan komputer perusahaan dengan internet, perusahaan dapat menjalin hubungan bisnis dengan rekan bisnis atau konsumen secara lebih efisien. Sampai saat ini internet merupakan infrastruktur yang ideal untuk menjalankan e-commerce, sehingga istilah E-Commerce pun menjadi identik dengan menjalankan bisnis di internet. Pertukaran informasi dalam E-Commerce dilakukan dalam format dijital sehingga kebutuhan akan pengiriman data dalam bentuk cetak dapat dihilangkan. Dengan menggunakan sistem komputer yang saling terhubung melalui jaringan telekomunikasi, transaksi bisnis dapat dilakukan secara otomatis dan dalam waktu yang singkat. Akibatnya informasi yang dibutuhkan untuk keperluan transaksi bisnis tersedia pada saat diperlukan. Dengan melakukan bisnis secara elektronik, perusahaan dapat menekan biaya yang harus dikeluarkan untuk keperluan pengiriman informasi. Proses transaksi yang berlangsung secara cepat juga mengakibatkan meningkatnya produktifitas perusahaan. Dengan menggunakan teknologi informasi, E-Commerce dapat dijadikan sebagai solusi untuk membantu perusahaan dalam mengembangkan perusahaan dan menghadapi tekanan bisnis. Tingginya tekanan bisnis yang muncul akibat tingginya tingkat persaingan mengharuskan perusahaan untuk dapat memberikan respon. Penggunaan E-Commerce dapat meningkatkan efisiensi biaya dan produktifitas perusahaan, sehingga dapat meningkatkan kemampuan perusahaan dalam bersaing.
B. e-Filling
E-Filing adalah suatu cara penyampaian Surat Pemberitahuan yang dilakukan melalui sistem on-line dan real time.
Untuk lebih jelasnya silahkan lihat Peraturan Dirjen Pajak Nomor PER-47/PJ/2008 Tentang Tata Cara Penyampaian Surat Pemberitahuan Dan Penyampaian Pemberitahuan Perpanjangan Surat Pemberitahuan Tahunan Secara Elektronik (E-Filing) Melalui Perusahaan Penyedia Jasa Aplikasi (Asp)
Untuk lebih jelasnya silahkan lihat Peraturan Dirjen Pajak Nomor PER-47/PJ/2008 Tentang Tata Cara Penyampaian Surat Pemberitahuan Dan Penyampaian Pemberitahuan Perpanjangan Surat Pemberitahuan Tahunan Secara Elektronik (E-Filing) Melalui Perusahaan Penyedia Jasa Aplikasi (Asp)
Application Service Provider (ASP) adalah Perusahaan Penyedia Jasa Aplikasi yang telah ditunjuk oleh Direktur Jenderal Pajak sebagai perusahaan yang dapat menyalurkan penyampaian Surat Pemberitahuan secara elektronik ke DJP.
ASP yang telah ditunjuk DJP sampai saat ini adalah:
ASP yang telah ditunjuk DJP sampai saat ini adalah:
e-Filling Sistem Pengarsipan adalah Sistem Informasi Pencatatan Surat-menyurat dan Pengarsipan. Sistem ini mendukung prinsip Good Goverment dan Good Corporate Governance dalam mencapai efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan, baik untuk organisasi pemerintah maupun swasta. e-Filling membantu mengefektifkan kerapian pengarsipan surat dan dokumen-dokumen institusi seperti dokumen kontrak, referensi, pajak dan lain-lain. Penugasan dan distribusi pekerjaan terkait dengan isi surat bisa dilakukan dengan cepat dan real time.
Manfaat lain yang bisa diperoleh dengan adanya e-Filing ini adalah:
1. Terbentuknya database arsip yang efektif dan efisien
2. Adanya manajemen/SOP surat yang efektif dan efisien
3. Menghemat biaya duplikasi data (fotocopy)
4. Efektif & efesien untuk sistem dokumen mengalir (persetujuan/aproval)
5. Mempercepat distribusi / respon surat atau dokumen
6. Lama respon pegawai terpantau
7. Meningkatkan kebersihan kantor dari kertas yang berceceran (paperless)
8. Meningkatkan kinerja team dengan adanya respon yang cepat dan tracking yang jelas
9. Mempermudah penelusuran surat yang lalu termasuk posisi dokumen asli surat (termasuk dokumen pajak)
Salah satu alur proses penangan surat non elektronik :
- Surat dari PT xyz ditujukan direksi perihal permohonan presentasi SIM-produksi diterima bagian resepsionis
- Surat diserahkan ke mail room(biasanya bagian umum/ keseketariatan)
- Surat ditulis ke agenda surat oleh staf mail room
- Surat diserahkan ke manager mail room untuk mendapatkan petunjuk kemana tujuan surat, klasifikasinya
- Mail room membuat kartu kendali surat ke sekretaris Direktur produksi
- Surat yang sudah diberi kartu kendali surat diserahkan ke sekretaris direktur produksi
- Sekretaris produksi memberikan tanda terima surat / cukup memaraf agenda surat
- Direktur membaca surat dan mendisposisikan surat misal ke tiga bagian dengan petunjuk aksi untuk dipelajari dan hadir dalam presentasi
- Mail room memfotocopy surat dan membuatkan kartu kendali yang berisi petunjuk disposisi dan diserahkan ke tiga bagian
Dari alur SOP penangan surat yang sekilas cukup panjang ini sebenarnya perusahaan bertujuan :
- Memastikan surat tepat pada tujuan surat
- Pengarsipan
- Fungsi koordinasi antar bagian
- Fungsi legalitas
Dari langkah-langkah diatas sudah terlihat adanya suatu SOP namun masing-masing langkah akan memakan waktu karena tidak otomatis dan tidak terintegrasi pada suatu sistem. Untuk itu diperlukan suatu tata cara, mekanisme mengarsip (filing) yang sistematis, efektif dan efisien. e-filling merupakan solusi yang menawarkan sistem pengarsipan dengan memanfaatkan keunggulan Teknologi informasi.
C. e-Procurement
e-Procurement adalah proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang pelaksanaannya dilakukan secara elektronik yang berbasis web/internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang meliputi pelelangan umum secara elektronik yang diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE).
Proses Pengadaan Secara Elektronik
Proses lelang yang dilakukan secara elektronik adalah :
- Pengumuman lelang oleh Panitia
- Upload dokumen lelang oleh Panitia
- Download dokumen lelang oleh Panitia
- Penjelasan lelang
- Pemasukan dokumen penawaran oleh Penyedia
- Pembukaan dokumen penawaran oleh Panitia
- Pengumuman pemenang lelang
- Sanggahan kepada PPK
Mengapa Panitia Pengadaan Memerlukan e-Procurement ?
- Mendapatkan penawaran yang lebih banyak
- Mempermudah proses administrasi
- Mempermudah PPK/Panitia Pengadaan dalam mempertanggung jawabkan proses pengadaan
Mengapa Penyedia Memerlukan e-Procurement ?
- Menciptakan persaingan usaha yang sehat
- Memperluas peluang usaha
- Membuka kesempatan pelaku usaha mengikuti lelang
- Mengurangi biaya transportasi untuk mengikuti lelang
